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广西桂水电力股份有限公司灌阳发电分公司

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灌阳县艾家湾水电有限责任公司会议管理办法

分类:
规章制度
来源:
2010-10-10
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【摘要】:
为使公司经营活动过程中的各种会议能通过合理的组织,得到高效率、高质量地进行,保证每次会议均能产生预期的、较好的作用,按照企业规范化管理的要求,结合公司的实际,特制订本办法。

为使公司经营活动过程中的各种会议能通过合理的组织,得到高效率、高质量地进行,保证每次会议均能产生预期的、较好的作用,按照企业规范化管理的要求,结合公司的实际,特制订本办法。

一、管理职责

1.经理工作部是公司会议管理的归口部门,负责公司组织召开会议的会务工作和公司行政会议的组织和管理。

2.各职能部门负责各分管会议的组织和管理,并配合经理工作部组织召开公司的各种会议。

二、会议准备

(一) 会议计划

1.所有会议召开前都应有会议计划,重要和大型会议应制定书面计划(或方案)。

2.会议计划原则上应包括以下内容:

会议名称、会议时间、会议地点、会议召集人(或部门)、参会人员、会议内容、会议日程、会议议程、会议经费、会议资料、会议筹备工作等。

3.例行会议的会议计划在第一次会议确定后,原则上不再变化,如有变化,由会议召集人(或部门)临时通知。小型或非正式会议,以上内容可简化,由会议召集人(或部门)决定。

4.会议计划(或方案),由主办部门拟定后,报公司分管领导审批同意后执行。

(二)会议通知

1.会议召开前,会议主办部门应提前通知参会人员,以便作好参会准备。

2.会议通知有口头(直接或电话)和书面通知两种方式,小型或非正式会议可采用口头(直接或电话)通知;重要和大型会议则应采取书面通知;例行会议除第一次(或有变动)通知外,以后则不再通知。

(三)会议资料准备

1.召开会议所需要的文件由召集会议的部门拟制,并报相关领导审核同意。如需下发给每个与会人员,则由会议召集部门或会务组发给每个与会人员。

2.如需与会人员准备发言材料与提供相关资料的,应在会议通知时具体说明。

(四)其他会务准备

除了以上准备工作外,还应做好以下会务准备工作,重要和大型会议,应成立临时的会务组,并进行分工,逐项落实。

1.会议地址的选定和会场内外的布置,会议设施的准备。如会场的:横幅、桌椅、灯光、音响、录像、茶水等;会场外的:条幅、彩旗、水牌等。

2.会议食宿的安排。住宿安排应落实每个参会人员的房间号。

3.会议宣传报道安排。包括:会议录像、照相、邀请新闻单位、采访安排、会议情况采写、报道等。

三、会议管理

(一)会前检查

  开会前,尤其是重要和大型会议前,必须对会议的各项准备工作进行一次全面检查。包括:所有参会人员是否都已通知;会议的各种资料是否准备完备;会场内的布置是否符合要求;各种会议设施、会议用品是否准备齐全;接送人员的车辆是否落实、是否完好(司机须提前30分钟将车辆停放在指定地点待命);会议录像、照相、新闻记者是否安排到位等,如发现问题,应立即采取补救措施。

(二)会议签到

会议组织者(或部门)应准备好会议签到册,与会人员到会时应签到。

(三)会议纪律

1.参加会议的人员不得迟到、早退、中途无故退席。无特殊情况一律不准请假。特殊情况是指员工本人生病(必须有医院证明),员工的直系亲属(指员工的祖父、祖母、父亲、母亲、家公、家婆、岳父、岳母、丈夫、妻子、子、女、弟兄、姐妹、孙子、孙女)死亡。有特殊情况的,必须经分管副总经理批准方可有效。无特殊情况不参加会议且会前有书面假条者,每次扣工资30元。无特殊情况不参加会议且会前无书面假条者,按旷工处理,旷工一天扣60元(不足一天按一天计,会后补假条者及电话请假仍按旷工处理)。特殊情况可电话请假,但必须事后补书面假条(因病还须附医院证明)。迟到、早退和中途无故退席的,每次扣工资30元。班长一年内3次不参加会议,取消班长资格;班长一年内5次迟到、早退和无故退席,取消班长资格。

2.参加公司的各种会议,必须按相关规定统一着装。否则按有关着装规定处理。

3.参加会议人员的手机,开会时应设振动或静音状态,重要电话必须接听,应到会议室外接听,严禁在会场内厉声打电话。

4.参会人员要自觉维护会场秩序,集中精力开好会议,不准在会场内随意来回走动、交头接耳,不得从事其他与会议无关的活动,严禁在会场打瞌睡。

5.会议期间不准无理取闹,不听劝阻而造成会议秩序混乱、导致打架或造成不良影响的,单位有权给予相应经济处罚或纪律处分,严重者按国家有关法律法规处理或移送司法机关处理。

6.不准泄漏会议机密,不得向无关人员泄漏会议内容;妥善保管会议材料,在外开会带回的涉密文件资料要交经理工作部档案管理员登记保管。

(四)会议组织

会议主持人应把握好会议进程,控制会议时间,维持会议秩序,提高会议效率。 

(五)会议记录

1.参加会议的人员应做好会议记录,重要的会议,每位与会者应提前准备好记录本和笔。

2.重要和大型会议,应由会议召集人安排专人作好会议记录;若会议分组讨论,还应安排好分组讨论记录。

3.会议记录要做到字迹清晰、内容完整、记录准确,对会议的结论、意见或决定事项,必须详细、准确地记录。

(六)会议发言

1.重要和大型会议的领导讲话应由经理工作部或会务组准备好发言稿或发言提纲,并经领导审阅。

2.若需参会人员在会上发言或作报告,会议通知时应作说明,以便发言人提前做好准备。

3.会议发言应严格控制时间,除领导讲话和中心发言外,其他人员发言不应超过10钟,力求使会议开得紧凑、高效。

(七)会议讨论

会议若需与会人员商议和研究的事项,应组织与会人员讨论。划分小组讨论时,主持人应指定小组召集人和记录人。

四、会后工作

(一)会议纪要

根据会议概况需要发“会议纪要”或“决定”的,由会议记录人负责根据会议记录整理、拟写“会议纪要”或“决定”,由会议主持人审批签发。

(二)会议的贯彻落实

1.参加会议的人员,负责会议精神的传达与贯彻。

2.有会议纪要和会议决定的,由经理工作部按主持人签发的部门送到相关主管部门和督办部门,由主管部门负责进行传达和贯彻。

3. 对于会议决定、决议和领导在会上作出的指令,督办部门要及时进行督办,并将结果及时准确地向领导和会议主持人反馈。

(三)会议宣传报道

1.对重要和大型会议应安排录像和照相、录音,记录会议的全过程。

2.对外有宣传意义的会议,应邀请新闻记者参加,并向其提供相关资料,会后由记者撰稿在相关媒体上进行宣传报道。

(四)会议总结

1.会议完毕,应有专人对会议的所有资料进行搜集、整理并归档,会议资料包括:会议申请、会议计划(方案)、会议通知、发言稿、会议文件、会议记录、会议纪要(决定)等。

2.重要和大型会议,会后应进行认真总结、分析得失,不断提高会议质量和会议的组织水平。

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